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ファイルを自動的に開く方法を紹介します。【作業漏れなし】

ガラス越しで仕事をしている男性

生産管理の仕事が多く、作業がもれてしまう。

この記事ではこんなお悩みを解決します。

どうもヤドリです。

この記事を書いた人
緑の肌をした裸の王様
ヤドリ
  • 2児のアラフォーパパが2021年8月にブログで副業開始
  • 一部上場機械メーカー勤務、Excelマクロを操る生産管理マン
  • 「朝30分」を始めなさい!を実践中
  • ブログの収益は2桁、毎日更新11か月(334記事)達成

この記事を書いている私は副業ブロガー。道半ばです。Twitter:(@yadori816)

生産管理の仕事って多いですよね。特に生産計画を担当している方はルーティン業務が多いのではないでしょうか。

生産計画の更新、検査依頼、出図依頼、営業への確認など定期的に作業しないといけません。

作業漏れがあると、それぞれの精度が保てず生産計画に歪みがでますよね。

するとその歪みを直す作業が発生します。

このようなルーティン業務は作業漏れが発生してしまいがち。

そんなルーティン作業を漏らさない方法があるのをご存知でしょうか?

パソコンの設定を使えば作業漏れをなくすことができますよ。

この記事ではその方法を紹介します。

生産管理で生産計画を担当している方におすすめの記事です。

もちろん、生産管理で仕事をしていなくても、ルーティン業務がある方には有益な情報になっています。

ぜひ試していただきたい。

作業漏れがなくなります。

この記事の内容です。

  • 時間を定して指自動的に開く
  • パソコンを立ち上げたときに自動的に開く
  • Excelファイルを開いたときに自動的に開く

最後までお読みください。

目次

時間を定してファイルを自動的に開く

まずは時間を指定してファイルを自動的に開く方法です。

ルーティンの業務でも毎日行う作業は管理がしやすいです。

しかし、毎日の頻度で作業する必要がないものもありますよね。

私の仕事では、出図依頼なんかは毎日行う必要はありません。

週1回、出図期日が近づいているものだけを連絡していますよ。

その作業をするときにExcelを使っています。

それを週1回自動的に開きますよ。

具体的には火曜日の11時50分に設定しています。

11時50分になると、ファイルが自動的に開きます。

なので、作業漏れがありません。

タスクスケジューラを使う

その方法はタスクスケジューラを使います。

タスクスケジューラはWindowsに標準でついているアプリです。

ヤドリ

簡単に設定できますよ。

Windowsなら標準で使うことができるので、追加のお金をかける事もありません。

会社のパソコンだけではなく、自宅のパソコンでも設定できますね。

とにかく、設定さえしてしまえば作業が漏れることはありませんね。

ちなみにこれが会社で私のパソコンで設定している画面です。

20個以上の予定があります。

おかげで作業漏れがなく、仕事ができています。

タスクスケジューラの使い方

タスクスケジューラの使い方です。設定していまえば楽です。

STEP
タスクスケジューラを起動する

まずはWindowsの検索で「task」を打ち込みましょう。

するとタスクスケジューラのアプリが表示されます。

タスクスケジューラを起動しましょう。

STEP
タスクの作成をします。

右にある「基本タスクの作成」をクリックします。

STEP
タスクの名前を決めましょう。

タスク名を決めないと次に進めません。

しかし、説明欄は記入しないでもOKです。

STEP
タスクを実行する頻度を決めます。
STEP
タスクを実行する時間を決めます。
STEP
タスクの操作を決めます。

今回はファイルを自動的にひらく方法ですので、「プログラムの開始」を選択します。

STEP
実行するファイルを決めます。

参照でファイルを選択しましょう。

STEP
最後にタスクの名前、トリガー、捜査を確認して設定完了です。

パソコンを立ち上げたときにファイルを自動的に開く

つぎにパソコンを立ち上げたときにファイルを自動的に開く方法です。

仕事で必ず使うアプリケーションはありますか?

私の場合はOutlookです。

メールですね。

Outlookは毎日必ず開きますよ。

スタートアップを使う

そういったものはスタートアップフォルダにファイルを入れる事をおすすめします。

スタートアップフォルダにファイルを入れる事でパソコンを立ち上げたときにファイルが実行されます。

つまり私の場合はパソコンを立ち上げると同時にOutlookが開きます。

そして、メールをチェックして、仕事の優先順位を決めます。

そんなの毎回開けばいいじゃんと思うかもしれません。

それでは、Outlookだけじゃなければどうでしょうか?

他にもインターネットのショートカットを入れる事で毎回自動的にインターネットを開くことができます。

たとえば、毎日パソコンで情報を集めていて、同じサイトを毎日開いているんだというときにはスタートアップに設定しておけば、クリックする作業がなくなりますよね。

ほかにも、習慣にしたいことにも使えます。

パソコンを立ち上げた時には必ず最初に英語学習するんだ。というときにも学習アプリをスタートアップフォルダに入れておけば自動的に開きます。

使っている人は少ないですけど、便利な機能ですよ。

スタートアップの使い方

スタートアップの使い方はこちらです。スタートアップフォルダをショートカットでデスクトップに出しておくと気づいたときにすぐに編集できますね。

STEP
ファイル名を指定して実行します。

Windowsキー+Rでファイル名を指定するWindowが開きます。

STEP
「shell:startup」をインプットしましょう。
STEP
スタートアップのフォルダが開きます。
STEP
スタートアップフォルダにアイコンを入れれば完了です。

Excelファイルを開いたときにファイルを自動的に開く

最後にExcelファイルを開いたときにファイルを自動的に開く方法です。

作業をするときに必ず開くファイルがありませんか?

ヤドリ

私にはそんな作業がたくさんありますよ。

そんな時にいちいちファイルを開きに行くのは手間ですよね。

そんな時に有効な手段です

Excelマクロを使う

Excelマクロを使いますよ。

とくに生産管理の生産計画をしていると、いろんな情報をミックスして資料を作りあげます。

受注している製番リストのファイル、手配済みリストのファイル、製番の進捗情報が記載されているファイルなどです。

これらをマクロや関数を使って繋げて資料にしていきます。

そのときに必要なファイルを自動で開く事ができれば、作業効率がいいですね。

すこし難しいですが、ファイルを開くだけではなく、いろいろな事ができます。

ぜひExcelマクロを覚えてみましょう。

エクセルでマクロの使い方

そんなExcelマクロの使い方はこちらの記事を参考にしてください。

ほかにもいろいろ記事を書いていますので、参考にしていただき、勉強してみようかなと思っていただければ幸いです。

まとめ

パソコン

この記事ではファイルを自動的に開く方法を紹介しました。

手動で行ってもファイルを選んでクリックするという作業ですので、大したことはないです。

とはいえ、たくさん積みあがってくると、ファイルを開くだけでも膨大な時間になりますよ。

しかも忘れてしまう可能性もあります。

そんなときにこの記事で紹介した方法を使えば、作業忘れを防ぐことができますね。

ぜひともご活用ください。

年齢を重ねるごとに作業忘れって多くなってきますよね。

もしかして認知症かなと思ったりすることも多いのではないでしょうか?

でも本当に認知症の事を正しく理解していますか?

正しく理解すれば認知症の見え方が変わります。

人生100年時代です、自身はおろかパートナーや知人にも認知症になる方が出る可能性はあります。

この機会にぜひ正しく理解してみましょう。

認知症の方との付き合い方が変わります。

それでは「ファイルを自動的に開く方法を紹介します。【作業漏れなし】」でした。

ヤドリ戻ります。

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「朝30分」を始めなさい!を実践しているブロガーです。習慣が変われば自分が変わる!自分が変われば世界が変わる!
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