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こうして業務の自動化アイデアは出てきます【事例紹介】

クリエイティブのTシャツを着た男性

業務の自動化アイデアはどこからでてくるの?

この記事ではこんなお悩みを解決します。

どうもヤドリです。

この記事を書いた人
緑の肌をした裸の王様
ヤドリ
  • 2児のアラフォーパパが2021年8月にブログで副業開始
  • 一部上場機械メーカー勤務、Excelマクロを操る生産管理マン
  • 「朝30分」を始めなさい!を実践中
  • ブログの収益は2桁、毎日更新11か月(334記事)達成

この記事を書いている私は副業ブロガー。道半ばです。Twitter:(@yadori816)

業務の自動化アイデアが出てくる方法をご存知ですか?

自動化するアイデアがあればどんどん業務が自動化されて楽になりますよね。

実は私も業務を自動化しています。

だいたい自動化するスキルは決まってます。

ヤドリ

しかし、今回は新しいスキルを得ましたよ。

今回の記事は自動化のアイデアがでてこなくて不安な人におすすめです。

この記事を読めば自動化のアイデアが出ない不安はなくなります。

この記事の内容はこちらです。

  • 今回の業務で得た自動化
  • 積み上げる自動化アイデア
  • おすすめの自動化ツール

最後までよろしくお願いいたします。

目次

今回の業務で得た自動化

現在、私は会社で部下の業務をサポートしています。

同じ部署ではありますが、いろんな場面で管理方法が違います。

私の業務で自動化してきたことだけでは、追いつきません。

いろいろ試行錯誤して得た自動化を紹介します。

ExcelでIE(インターネットエクスプローラー)を動かす

ExcelでIE(インターネットエクスプローラー)を動かす事ができました。

なぜそんな事をしたかというと、自動倉庫のデータがインターネット上にあるからですね。

私の担当していた部署では自動倉庫のデータはサーバーにありました。

とはいえ、リモートデスクトップ接続で自動倉庫の管理画面を動かして、自動倉庫のデータをCSVで落とす必要があります。

それをExcelマクロでファイルパスをしてして開き、いろいろ編集していました。

しかし今回の製品を管理する部署では自動倉庫データはインターネットを介して見るようです。

それを自動化しました。

始めはExcelでインターネットを動かせる事を知らずに、Pythonを勉強しようとしていました。

スクレイピングという技術で自動倉庫のデータを取ろうと思いましたが、途中でExcelマクロでできる事に気づき、Excelマクロで完結してしまいましたね。

Pythonの出番はなくなりました。。

最終的にどういったものが出来たか?

それは自動倉庫のデータを見て発注するというものです。

在庫管理システムはないの?と思われるかもしれません。

実は在庫管理システムはあります。現在の在庫と使用予定、残数が分かるシステムがあります。

しかし精度が悪いんですね。

本当はその精度を上げる取り組みをするべきなのですが、いろいろあるんですよね。

なので、自動倉庫データを見ているという状況です。

自動倉庫のデータから在庫の数が設定している数より減ってきたら発注リストが出来上がるという仕組みができましたよ。

いちいち自動倉庫のデータを人が見て、判断する事がなくなりました。

PDFを一括で印刷する

PDFを一括で印刷する事ができました。

なぜPDFを印刷する必要があるかというと生産管理から工場側に製作指示をするときに図面が必要なためですね。

図面はサーバーの共有フォルダに保存されています。

その管轄は設計です。

生産管理から工場側に製作指示書を発行するときに図面を付けるのですが、それを共有フォルダから探してPDFを開いて印刷していました。

これまでもフォルダにある図面をメールに添付したり、所定のフォルダにコピーしたりといった自動化はしていました。

しかし、PDFを印刷する事はしたことがありませんでした。

しかも図面は大量にあるんですね。

そして指示書にホッチキスで止めるんですが、印刷する順番も重要になるんです。

コレをなんとか自動化しようと今週は奮闘していました。

いろいろ試したのですが、まず、Excelマクロではできませんでした。

実際に、ExcelマクロでPDFを自動印刷する方法はあるようなのですが、上手くいきません。

そして、Power Automate Desktopを利用しました。

最初はPDFファイルを一つずつ開いて印刷していましたが、なぜか順番がバラバラになります。

もしかするとPDFを開くスピードが関係しているのかと重い、次はPDFを結合しました。

結合ファイルを印刷すれば順番も固定できます。

最終的にはExcelマクロで所定のフォルダ通し番号を付けた図面のPDFファイルを保存して、それをPower Automate Desktopで結合、印刷するようにしました。

ExcelとPower Automate Desktopの複合技です。

Excelマクロだけではかなりの技量がいるところをPower Automate Desktopでカバーできる時代になりました。

それもこれもPower Automate DesktopというRPAツールが無料で使えるようになったからですね。

やりたい事を追求するだけ

このようにやりたい事を追求していく事で自動化アイデアがでてきます。

Power Automate Desktopがあるので、その自由度はめちゃくちゃ上がりましたね。

私も生産管理システムにインプットする業務があります。

以前はパートの方にお願いしていました。

しかし、Power Automate Desktopを発見して、その作業を自動化しました。

それからは毎日、Power Automate Desktopを使って処理しています。

Excelマクロでインプットリストを作って、生産管理システムを立ち上げて、自動でインプットしていきます。

処理時間は5分くらいですね。

その間はもちろんKindleアプリで読書ですよ。

ExcelとPower Automate Desktopがあれば大抵の事は自動化できそうです。

積み上げる自動化アイデア

とはいえ、じゃあ明日からこの業務を全て自動化できるという訳ではありません。

ここを勘違いすると自動化はすすまないので注意が必要ですね。

業務を自動化するのは部分的に少しづつ自動化していきますよ。

最後はその部分的に自動化したものを繋げるイメージです。

ヤドリ

コツコツやる必要がありますよ。

それこそ、Excelを保存するときに名前を付けて保存するボタンを作って、そのあとに印刷するボタンを作って、そのボタンを続けて押すようなイメージです。

すると名前を付けてファイルを保存した後に印刷されます。

これだけでもかなりの自動化になりますよね。

これまで積み上げてきたもの

これまで積み上げてきたものを紹介します。

Excelマクロでなんでもできますよ。

  • Excelを開くと同時に別のExcelのデータを取得する
  • メールを作成する
  • IEを動かす。
  • 名前を付けて保存する。
  • PDFファイルをコピーする。
  • メールにExcelファイルを添付する。
  • フォルダを作る
  • メール本文を書く
  • PDFを結合する。
  • PDFを印刷する。
  • ExcelをPDFに保存する。
  • Excelシートを増やす
  • Excelシートの名前を変更する。
  • Excelシートを消す
  • オートフィルタで並び変える。
  • 文字を判定する。
  • Excelデータをコピペする。
  • 新しいExcelブックを開く

これくらいができると後は組み合わせます。

  1. Excelを開くと同時に別のExcelのデータを取得する
  2. オートフィルタで並び変える。
  3. 文字を判定する。
  4. Excelデータをコピペする。
  5. 新しいExcelブックを開く
  6. 名前を付けて保存する。
  7. メールを作成する
  8. メールにExcelファイルを添付する。
  9. メール本文を書く

これで、設計への出図依頼が自動化されます。

これを毎週、設計者にメール配信する事で図面出図遅れをなくします。

生産管理で必要な情報

生産管理で必要な情報は何か?という疑問にお答えします。

それはズバリこの二つです。

  • 受注情報
  • 手配情報

この二つがあれば大抵の事ができます。

先述して出図依頼も受注情報から作成できます。

手配データも重要です。

部品納期の管理に役立ちます。工場側とも上手く情報を共有することで生産の平準化をする事も可能です。

手配漏れなんかにも気づくことができますね。

とにかく、生産管理では受注情報、手配情報が必須です。

Excel化していく

その情報をExcelにしていくことで利用の幅は大きく広がりますね。

おおきなデータベースとして持っていてもはっきり行って使えません。

Excelにすることで大勢に人が利用できます。

データベースを管理するのにAccessを使う方も多いかと思います。

ヤドリ

私も会社にAccessの本あったので、一時期その本を読みながらAccessを立ち上げて勉強していましたが、挫折しています。

とっかかかる事もできないレベルで難易度が高いと思います。

その点Excelは普段から使うので、大勢の方が利用しやすいですよね。

関数やオートフィルタ、入力規則など、分かりやすくなってきています。

おすすめの自動化ツール

いろいろ自動化ツールはありますが、生産管理で使えそうなものを紹介します。

実際に私が使っていて、自動化しまくりです。

自動化は難しいよね?と思うかもしれませんが安心してください。

私も最初から自動化できた訳ではありません。

コツコツ積み上げてきた賜物です。

Excel、Excelマクロ

まずはExcelですね。その延長でExcelマクロが使えれば最強です。

大抵の事はExcelでできますよ。

データがあれば尚良しです。

生産計画を立てる事もできるし、メールも送る事ができます。

まずはExcelを勉強する事をおすすめします。

私のように独学でも構いませんが、やはり自己投資という意味では

お金をかけて早く身につけた方が得ですね。

つまりスクールです。

スクールでExcelスキルを身につければ、残された時間が変わります。

独学で試行錯誤して時間をつぶすのか、スキルを磨いて早く仕事を終えるのか というところですね。

クワで畑を耕すか、耕運機で畑を耕すか?残される時間が短いの圧倒的に後者ですね。

どうしてもお金をかけたくないという方は

Udemyでは無料講座もありますよ。

Power Automate Desktop

Power Automate Desktopです。

Microsoft社のRPAですね。無料です。

もしかすると会社で使うなと言われているかもしれません。

でもそんなアナウンスがないなら、ガンガン使うべきですね。

圧倒的に自動化できます。

私の会社でもRPAを使うなというアナウンスはないです。

とはいえ、使っているのは私くらいですね。

実際には「私には使えない」と思っている方がほとんどです。

たしかに、明日使えと言われたらそんな事はできませんが、1日10分でも触れば覚えていきますけどね。

もったいないです。

逆に他の人と差を付けるチャンスですけどね。

ゲーミングマウス

最後にゲーミングマウスです。

これはもう買うだけですね。

プログラムを覚える必要はありません。

よく使うファイルをボタンにセットすれば、ファイルを探す手間がなくなります。

毎日の作業なので、たったそれだけでも使う価値はありますよね。

おすすめはロジクールのG300sです。有線ですが3,000円ほどで安いです。

設計の方は組織で使っていますよ。

正社員になるとG300sが貰えるそうです。

生産管理で使っているのは私だけ。

便利すぎて家でも使ってます。

まとめ

指先が光る

この記事では業務の自動化について紹介しました。

「私には出来ない」と思っている方がほとんどです。

やってみればそんなに難しい事ではないです。

私も会社に入ってからExcelマクロを覚えました。

Power Automate Desktopもやりたい事を探しながら使っています。

まだまだ使ったことない機能もたくさんありますよ。

ヤドリ

今回も初めてPDF結合しました。

やはり、業務が変わると新しい自動化を覚えますね。

ぜひ新しい業務にチャレンジして、自動化スキルを磨きましょう。

Excelマクロの学習本は数あれど、私のおすすめはこちらです。

広く浅くという感じで難易度も低いです。

初心者向けのExcel学習本ですね。

それでは「こうして業務の自動化アイデアは出てきます【事例紹介】」でした。

ヤドリ戻ります。

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「朝30分」を始めなさい!を実践しているブロガーです。習慣が変われば自分が変わる!自分が変われば世界が変わる!
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