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入力作業の早い人には理由がある。Excelの入力作業を効率化する方法を紹介します!【正確、素早い】

テーブルでPCをみる男性

生産管理は入力作業が多いです。入力作業が早いあの人はどうやってるの?

この記事ではこんな疑問を解決します。

どうもヤドリです。

この記事を書いた人
緑の肌をした裸の王様
ヤドリ
  • 2児のアラフォーパパが2021年8月にブログで副業開始
  • 西野亮廣オンラインサロンメンバー
  • 「朝30分」を始めなさい!を実践中
  • ブログの収益は2桁、毎日更新12ヶ月(365記事)達成

この記事を書いている私は副業ブロガー。道半ばです。Twitter:(@yadori816)

入力作業のテクニックを知れば、素早く、正確に入力作業ができますよ。

作業が早く終われば、あとはあなたの時間ですよね。

ヤドリ

実は私も入力作業は早い方です。

そんな私の入力作業が早くなるテクニックを紹介します。

今回の記事は入力作業の多い方におすすめです。

この記事を読めば、入力作業の時短テクニックが身につきます。

実行すれば作業が早く終わりますよ。

この記事の内容はこちら

  • マウスを使わない。
  • 関数を使う
  • データを使う

ぜひ最後までお付き合いください。

目次

マウスを使わない。

作業が早い人はマウスを使わないのをご存知ですか?

マウスを持ち替える手間は予想以上に手間ですよ。

入力作業の早い人はほとんどマウスを使っていませんよ。

カーソルの移動はキーボード

それではマウスを使わずにどうやってカーソルを目的の位置に持っていくのか?

それはキーボードで目的の位置にカーソルを合わせに行きます。

もしも入力したセルの隣のセルに入力作業をしたい場合は、「↑」「←」「→」「↓」を使うべきです。

マウスを持って、くるくるっと動かしてマウスの位置を探して、隣のセルにマウスのカーソルを当てるよりも右のセルなら「→」を押すだけです。

マウスを使うより、圧倒的に早いですよ。

他にも、「Ctrl」を押しながら「↑」「←」「→」「↓」を押す事で、連続するデータの終わりのセルまで選択しているセルを飛ばす事ができますよ。

他にも「Shift」を押しながら「↑」「←」「→」「↓」を押す事で、複数のセルを選択する事ができます。

「Ctrl」と「Shift」を同時に押すこともできます。

とにかく、マウスを使って目的のセルにカーソルを合わせるよりも、キーボードを利用した方が良いです。

バーコードを使う。

マウスを使わずにバーコードリーダーを使う事もできます。

ただし、資料にバーコードがついている必要があります。

バーコードなんで簡単につけられるの?と思う方も多いと思います。

実はバーコードは簡単に表現する事ができますよ。

あれはただのフォントです。

フォントをダウンロードしてインストールすれば簡単に利用する事ができますよ。

そしてそれをバーコードリーダーで読み込みます。

有線のバーコードリーダーなら安いです。

入力作業をするときだけUSBにさして使います。

読み込むと次のセルに移動するので、ピッピッピと読むだけです。

作業も早いし、間違えることもないのでおすすめです。

バーコードフォントをダウンロードして資料にバーコードを付けてみましょう。

ゲーミングマウスを使う。

ゲーミングマウスを使います。

マウスは使うなと言いましたが、ゲーミングマウスは違いますよ。

カーソルを動かすというより、アクションを決めてボタンに登録することが目的です。

実は私も使っています。

便利すぎて家で使うのにも買いましたよ。

Excel関数を使う

Excel関数を使いましょう。

Excel関数を使う事で一つのセルに入力したら、他のセルにも計算された答えが入力されますよ。

Excel関数を使えるのとそうでないのでは作業効率に差がでますよ。

生産管理で働くならExcel関数は覚えといた方が良いです。

VLOOKUP関数を使う。

その中でもよく使うのがVLOOKUP関数です。

私のよく使う関数でもトップに表示されますよ。

ただし、VLOOKUP関数を使うにはマスタが必要になります。

マスタを作る事で入力作業が減ります。

たとえばこういった感じです。

コードをインプットする事で、あらかじめ決めてたマスタの通りに表現されます。

数字だけをインプットして入力できます。

いつもその作業をするなら、コードも覚えていくので、さらに作業が早くなりますね。

WORKDAY関数を使う。

WORKDAY関数を使います。

特に生産管理の生産計画を担当している私はよく使う関数ですね。

稼働日を計算しくれます。

Excelで日付を入れて差し引きしたときには土日も含まれて計算してしまいますが、WORKDAY関数なら土日を省いてくれます。

さらに祝日設定をする事もできます。

例えば、作業日と作業日数を入れる事で作業完了日がでます。

いちいち作業完了日を計算しなくて良いので便利ですよ。

データを使う

データを使うことで入力作業は各段に早くなります。

いよいよ、入力作業がなくなるといっても過言ではありません。

データは誰かがインプットしています。

そのデータを利用させてもらいます。

Excelマクロを使う

データを早く扱うためにExcelマクロを使います。

別の担当者が作成したExcelデータを開いて、必要なデータを判定します。

そしてその内容を使います。

Excelマクロや関数を使うことが出来ればあっという間に仕事が終わります。

RPAを使う。

RPAを使います。

RPAとはロボティック・プロセス・オートメーションの略です。

簡単にいうと自動化ツールですよ。

パソコンの作業を自動化してくれます。

たとえば、生産管理システムはExcelでは動かすことができません。

しかし、RPAなら動かせます。

実際に私もRPAを使って生産管理システムに入力作業をしています。

RPAってお金がかかるんじゃないの?と思われるかもしれません。

しかし、いまは無料のRPAがあります。

それはPower Automate Desktopです。

Microsoft社の開発したRPAで、アカウント登録だけで使うことができます。

無料ですが侮るなかれ、十分に使う事ができます。

生産管理で重要なデータ

最後に生産管理で重要なデータを紹介します。

それは受注情報と手配情報です。

とりあえずこの 二つがあれば、いろんな事ができますよ。

生産計画を作る事ができます。

納期管理表を作る事ができます。

アイデア次第というところではありますが、ありとあらゆる事が可能です。

ただし、それにはExcelの知識やExcelマクロが使えるようにならないといけません。

データが存在して、自動化するスキルがあれば、生産管理業務はめちゃくちゃ楽になりますよ。

自動化は属人化してしまうので、周りの方に配りまくると大変です。

あれが止まった、これが止まったとなって、その修正に走り回らなければなりません。

なるべく自分の業務だけに落とし込むのがいいですね。

そのためには自動化スキルをしっかり積み上げて行きましょう。

まとめ

WORK

この記事ではExcelの入力作業を効率化する方法を紹介しまいた。

仕事が早く終わる事は良い事です。

残業していないから評価されないとかありえません。

ぜひ、自動化スキルも身につけて仕事を早く正確に終わらせましょう。

そんな仕事をする期間が長くなると言われています。

人生100年時代。引退してからのお金を貯めるためには働く期間を長くするしかないです。

そんな人生をどのように送っていくのかを定めてくれる本を読んでいます。

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何をするにも積み上げて行かなければ成果はでません。

この本は早めに読んで置くことをおすすめします。

私も後60年あります。なんとかブログが新しい収益になる事を祈っています。

それでは「入力作業の早い人には理由がある。Excelの入力作業を効率化する方法を紹介します!【正確、素早い】」でした。

ヤドリ戻ります。

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この記事を書いた人

「朝30分」を始めなさい!を実践しているブロガーです。習慣が変われば自分が変わる!自分が変われば世界が変わる!
応援Wordは「not too late」

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