事務仕事を効率化する方法【Excelしか勝たん】

この記事ではこんなお悩みを解決します。

事務仕事はもっともっと早くできる事をご存知でしょうか？

事務処理が早く終わると、自分の時間が増えますよ。

自分の時間が増えれば、早く帰ることも、他のやりたい仕事をすることもできます。

実は私も仕事をたくさん抱えてましたけど、いろいろ工夫して効率化できましたよ。

この記事の内容です。

新入社員の方や事務仕事を任せられる方におすすめの記事です。

ぜひ最後までお付き合いください！

物探しの時間を省く

物を探す時間を省きましょう。

意外と物探しの時間は多いんですよ。

机の上を整理する。

まずは机の上を整理していきましょう。

仕事をしていると物がどんどん貯まっていきますよね。

処理する書類は良いとしても、回覧する書類や配布されるだけの書類も多いです。

どんどん捨てて行きましょう。

捨てたら、その資料がもし必要なときはどうするの？と思うかもしれません。

とはいえ、もしも必要な時はほとんどないです。

しかも、書類が埋もれたら最後です。

その書類は見つからないでしょう。

どうせなくなる資料です。

思い切って捨て、机の上を整理しましょう。

そしてモニターアームをつけましょう。

私は生産管理で働いています。

3月末にモニターアームを会社に買ってもらいました。

カウネットにありますよ。

見た目もすっきりして良いです。

パソコンで仕事をする。

パソコンで仕事をするようにしましょう。

紙で仕事をするよりも、早いのが理由です。

検索することもできますし、資料を他の人と共有することもできます。

保管する場所もなくなるので、見た目にもすっきりします。

この見た目がすっきりするというのに効果があります。

机の上が資料だらけだと、心が疲れていきます。

なるべく机の上には資料がないようにしましょう。

早く作成できるようにする。

書類や資料は早く作成できるようにしましょう。

そうすることで、保管する手間を省きます。

書類を探すより、作った方が早い場合もあります。

紙代がもったいないと思う方もいるかもしれません。

しかし、その資料を探している人件費のほうが圧倒的に高いです。

2000円の時給として、15分探したら500円ですよね。

500枚分の資料を探してとんとんです。

またお金は稼げますが、時間は戻りません。

早く作れた方が断然、効率が良いですよ。

自動化する

事務処理はどんどん自動化する事ができます。

自動化すれば効率はぐっと上がりますよ。

タスクスケジューラーを利用する。

ＰＣのタスクスケジューラー機能を利用しましょう。

時間を設定して定期的にファイルを開くことができます。

私も使っています。

時間になったら勝手にファイルが開くのでその仕事をします。

実際にはExcelマクロと併用して使っています。

Excelマクロを使うとExcelファイルを開いた時に、対象のメンバーにメールを送ることができます。

つまり、設定している時間になったら自動でメールが飛んでいく仕組みです。

製品の納期連絡を月曜、水曜、金曜の夕刻に営業担当者へメールで送ります。

Outlookを活用する。

Outlookを活用しましょう。

Outlookでは配信オプションやカレンダー機能があります。

配信オプションではメールを送るタイミングを設定できます。

仕事のメールをしたいけど、早すぎると受け取った相手が忘れてしまうことがありませんか？

とはいえ、自分も仕事のメールを送るのを忘れてしまう懸念もある。

そんな時に配信オプションが便利です。

たとえば4か月後に対象の仕事があり、関係者にメールをしたいとなると。

3か月後にメールを送る設定をします。

その時に自分も宛先に入れると良いです。

「さっきメールもらったんやけど、これって、、、」ってなった時にどのメールのこと？

となります。

自分もメールの宛先に入れておくと、自分にもメールが来るので分かります。

Excelで仕事する。

Excelで仕事をしましょう。

なぜならExcelにはExcelマクロという機能があり、自動化できる可能性が多いにあるからです。

私もExcelマクロを使って仕事をしています。

とはいえ、Wordで仕事をしていますという方もいますよね。

それはExcelで仕事をするようにしましょう。

実際に私もある仕事を引き継いだ時、前任者はWordでその仕事をしていましたが、Excelに変えました。

自動化する事もできて、2時間かかっていたことが30分で終わるようになりました。

頻度は月に1回程度ですが、2時間処理するとなると萎えますよね。

Excelなら自動化する事ができますよ。

Excelで仕事をしていきましょう。

楽しく仕事ができる

事務仕事が効率化すると楽しく仕事ができますよ。

私は事務仕事をどんどん効率化する事で楽しく仕事をしています。

スキルが上がる

スキルが上がるので、楽しいです。

人間が幸せを感じるのは成長するときと言われています。

確かに、できない事ができるようになったときはなんだか嬉しい気持ちになりますよ。

事務仕事でもいろんなところに、知らないこと、知って得することがたくさんあります。

どんどん身につけていきましょう。

仕事ができると頼られる

事務仕事を効率化すると、仕事がどんどん処理できます。

処理できると仕事がどんどん舞い込んできますが、同時に信頼も積んでいくことができます。

すると頼ってもらえるようになりますよ。

実は会社のやりがいって他の人が難しいことを自分が簡単にできることなんです。

会社で頼られる存在になると楽しく仕事ができますよ。

協力者が増える

協力者が増えていきます。

仕事をどんどん処理していくと頼られる存在になっていきます。

とはいえ、一人では抱えきれない仕事もでてきます。

そんなときはどうするかというと、周りの人に協力を依頼します。

結構前向きに協力してくれますよ。

それは、信頼を積んで来たからなんですよね。

事務仕事も前向きに効率化した事は、別の仕事でも必ず活かせます。

どんどん事務仕事を効率化しましょう。

まとめ

この記事では事務仕事の効率化を紹介しました。

特に重要な事はExcelで仕事をする事です。

Excelはそんなに難しい事ではありません。

とはいえ、Excelの本を読んだだけで身につくものでもないので、少しずつスキルを積み上げていきましょう。

それでは「事務仕事を効率化する方法【Excelしか勝たん】」でした。

ヤドリ戻ります。