Excel初心者が勉強する方法【仕事にする】

この記事ではこんなお悩みを解決します。

Excelを使えると仕事で評価されることをご存知ですか？

Excelを使う事ができれば、年収が上がりますよ。

もしも年収が上がったら、おいしいもの食べれるし、海外旅行もいけますよ！

実は私は、職場でもExcelが得意な部類です。

ショートカット、関数、マクロなどを駆使することができます。

データを整理したり、資料を作ったりするときは声をかけられる事が多いです。

今回の記事はExcel初心者のサラリーマンにおすすめです。

この記事を読めばExcelを勉強する術を身につける事ができます。

記事の内容はこちらです。

最後までお読みください。

Excel初心者が勉強する方法【仕事にする】

Excelで仕事をする。

サラリーマンの仕事はいろいろありますよね。

その仕事をするツールなんかも様々です。

そしてそれは前任の方から引き継いだままやっているなんて事も多いのではないでしょうか？

自身の権限で仕事の内容を変える事ができるなら、Excelを使って仕事をしましょう。

毎日Excelに触れる事、Excelに触れる時間を増やす事がExcelを上達させる近道です。

例えばこんな仕事をExcelにしてみましょう。

議事録、報告書を書く

議事録、報告書をExcelで書いてみましょう。

前任者がWordで書いていたならば、同じ書式をExcelで作ってみましょう。

内容はExcelでも、Wordでも変わりませんが、WordよりExcelのほうが便利な事があります。

たとえば、作成日の表示や、出席メンバーのテンプレート、ファイルを保存する時のファイル名作成の自動化などです。

毎週書くような事になると、時間のメリットが出てきます。

とはいえ、作文や論文を書くのにはExcelよりWordが良いですよ。

文字数カウントや誤字、脱字の校正があります。

予定表を作る。

予定表を作ってみましょう。

自分の予定表でも、チームの予定表、生産予定表でも良いです。

Excelは表計算のアプリケーションです。

その機能の中では時間を計算する事ができます。

PCの時計から時間を捉える事ができるので、「明日」や「1週間後」などを簡単に判断することができます。

さらに、文字の色を変えたりセルの色を変えたりもできます。

在庫管理表を作る。

在庫管理表を作ってみましょう。

在庫管理というと、製品を作るための部品の在庫を管理するなど、難しく考えてしまうかもしれません。

そんなことはありません。

自分の使うものを管理すれば良いのです。

例えばお金の在庫管理表、つまり家計簿ですね。

いつ、何の目的でお金を使ったか？を記録してみましょう。また使う予定や、その月の残金などがわかるようにする。

これだけでもExcelの足し算、引き算、累計などを身につけることができます。

さらに言えば、その後に分析するのです。

どんな目的が多かったのか？何月の出費が多いのか？など、オートフィルタや関数を使って分析できればまた一つExcelのスキルアップになります。

時間短縮の方法を調査する。

Excelスキルかあるとはどういったイメージでしょうか？

やはり、自身の思い描く資料を素早く作ることができることだと思います。

限りある時間であり、お金が発生している限りはゆっくり時間をかけて資料作りをしているわけにはいきません。

その資料を持ってどうはんだんするかがポイントなので、資料は早く作るべきですよね。

そして、Excelには知っていれば早くなる手法があります。代表的なのはこの3つです。

ショートカット

まずはショートカットです。

これは文字通り、作業時間が短くなります。

事務処理をするなら覚えなくてはなりません。

例えば、ある文字を別のところにインプットする場面を思い浮かべてください。

その文字が長ければ長いほど、効果があるコピー&ペーストです。

ショートカットを知らなければ、マウスで文字をせんたくして、右クリックをして、コピーを選択します。

その後に、コピーした文字を別のところにインプットするときは。

インプットしたい場所をカーソルで合わせて、右クリック、貼り付け。

となります。

でもショートカットなら、マウスで動作を選択するところの作業が短くなります。

の1作業です。

この手法は覚えているのと覚えていないのとでは大きな違いになりますよ。

関数

次に関数です。

関数を覚えることでExcelでできることは格段に増えますよ。

表計算ソフトと侮るなかれ、操ることができるのは数だけではありません。

半角全角の文字や、文字数、計算エラーも操ります。

社会人の中でもショートカットは使えても関数を使える人は意外と少ないですよ。

目的にあった関数を使う事が出来れば、作業は早くなります。

例えば曜日を表現することができます。議事録や予定表を作るときには便利な機能です。

他にもセルの内容を判定して、表示させる事もできます。

マクロ

最後にマクロです。

マクロとはExcelの機能です。

プログラミングに近いので、マクロを使える人はほとんどいないです。

とはいえ、マクロを覚えればいろいろな事を自動的に行う事ができます。

例えば、日付をつけてファイル名を保存する事を自動化できます。

他には、OutlookのアプリケーションでExcelのファイルを添付してメールすることもできます。

人に教える。

何事にも当てはまる事かと思います。人に教える事で自分の熟練度も増しますよ。

Excelも同様に人に教える事でExcelが身についていきます。

とはいえ、大勢の人に教えるということではありません。

隣の席の同僚がExcelで困っていたら、声をかけてみましょう。

人に教える事でExcelが身につく速度があがりますよ。

ポイントは次の三つです。

教えるために学ぶ。

教えるために学びます。

自分では分かっていても、人に教えるときにうまくいかないことはありませんか？

それは分かったつもりになっているということです。

正しく教えるために、細かく学ぶということはとても大事です。

Excelを早く身につけるために、人に教える、教えるためには正しく、細かく学ぶ。

それによって、Excelスキルは確実に身についていきます。

困りごとを解決する。

人に教えていると、困りごとがどんどん出てきますよ。

それをひとつひとつ解決することで、Excelの幅が広がります。

自分の業務では使わない関数なんかも使うようになります。

たくさんの関数を使う事で、Excelを解説しているサイトの中身なんかも分かるようになってきます。

私も生産管理で業務をしていますが、工場のリーダーからよくExcelの使い方を教えてくれという事があります。

いやいやこの在庫管理は4つずつ使うんやけど、、

えっ、、ちょっと調べてみます、、あっこの関数でいけそうですね、

と、いままで使ったことのない関数を調べて使う事もあります。

業務によって便利に使う関数があるので、使わなくても多くを知る事は大事です。

意外な方法を知る

当たり前のように使っているExcelの機能って自分だけしか知らない事も多いんです。

結構Excel使える方と自覚していますが、

「なにそのやり方！？教えて！」

なんて事もよくあります。

それは他の人にも言える事で、私がいつもの通りにやっている事は他の人は全然知らない。

その原因は会社で改めてExcelを教えてくれるところが少ないからだと思います。

とはいえ、全てが使えるわけではないのも事実です。

そのやり方より、こっちのほうが早いとか、早いけど慣れていないとか、よくある話です。

でもいろいろな方法があることを理解する事で、教える時に分かりやすく伝える事ができますよ。

まとめ

今回の記事ではExcel初心者がExcelを勉強するためのコツをお伝えしました。

Excelを身につけるための近道はありません。実践実践実践ですよ。

毎日実践するために、今回の3つのポイントを意識していきましょう。

おさらいするとこんな感じです。

それでは「Excel初心者が勉強する方法【仕事にする】」でした。

ヤドリ戻ります。